Algemene voorwaarden - Privacyverklaring

Via deze Privacyverklaring informeren we u over de wijze waarop wij, in het kader van de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming 2016/679 (of AVG, Engels: GDPR) en de Belgische wetgeving terzake, uw persoonsgegevens verzamelen en verwerken. Deze Privacyverklaring is van toepassing op de relaties tussen het advocatenkantoor, de advocaten die er beroepsactief zijn, en de cliënten, leveranciers, confraters, derden en tegenpartijen.

1. Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke van uw persoonsgegevens is: de BV MDP Advocaten, Jean Baptiste de Ghellincklaan 31/001, 9051 Sint-Denijs-Westrem (GENT), KBO 0466.770.829.

2. Privacyregels

Uw privacy is zeer belangrijk en daarom doen wij wat redelijkerwijs mogelijk is om ze te beschermen. Wij hebben onze gegevensverwerking daarom georganiseerd op basis van de AVG en de Belgische wetgeving terzake.
Om de veiligheid van uw gegevens zoveel mogelijk te beschermen is onze eigen interne dataserver bijvoorbeeld beveiligd met een firewall, anti-malware software, interne back-up en een bekabeld LAN- netwerk, en zijn onze lokalen afgesloten en beveiligd met een alarmsysteem en badges.
Ook de wettelijke en deontologische regels die in het bijzonder het beroep van advocaat beheersen, bevatten verplichtingen die de bescherming van uw persoonsgegevens verzekeren (zoals het strafrechtelijk beschermd beroepsgeheim van de advocaat, de plicht van vertrouwelijkheid, enz.). Wanneer we optreden als arbiter of bemiddelaar, gelden bovendien de wettelijke of reglementaire geheimhoudings- en vertrouwelijkheidsverplichtingen verbonden aan die functies. Anderzijds, zijn we ook wettelijk verplicht om de regels betreffende preventie van witwas na te leven, wat ons uitzonderlijk kan verplichten tot melding van verdachte handelingen aan onze Stafhouder (zie hieromtrent ook onze Algemene Voorwaarden).

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Als advocatenkantoor verzamelen en verwerken wij persoonsgegevens die nodig en nuttig (kunnen) zijn om ons, als advocaten, toe te laten onze professionele opdrachten te vervullen, zoals onder meer:
(i) identificatie- en contactgegevens van cliënten, van andere betrokken partijen, hun raadslieden en van betrokken derden, (ii) financiële rekeningen en verrichtingen, (iii) familiale gegevens, (iv) gegevens over de professionele kwalificaties en loopbaan, (v) over bestuursfuncties binnen rechtspersonen, (vi) enz. Onze dossiers kunnen bovendien veel andere persoonsgegevens en documenten bevatten die nuttig of nodig zijn om onze opdrachten in een specifiek dossier te kunnen vervullen. Daar kunnen gevoelige gegevens bij zijn. De persoonsgegevens kunnen zowel betrekking hebben op cliënten en hun

familie, collega’s, kennissen, partners, etc., op tegenpartijen, hun vertegenwoordigers of adviseurs, op
onze leveranciers, maar ook op direct of indirect betrokken derden (getuigen, deskundigen, enz.).
Wij verzamelen, bewaren en verwerken persoonsgegevens die rechtstreeks of onrechtstreeks door een cliënt, tegenpartij of confrater, lasthebber, deskundige, adviseur, verzekeraar of makelaar enz. aan ons worden verstrekt, maar ook publieke gegevens die we kunnen halen uit voor ons toegankelijke openbare bronnen (b.v. de Kruispuntbank van Ondernemingen, het Rijksregister, online databanken als REGSOL, het world wide web, dossiers ter griffie van de rechtbanken, enz.).
De persoonsgegevens worden algemeen gezegd verwerkt om ons toe te laten de taken uit te voeren die ons zijn toevertrouwd, zoals bijvoorbeeld voor het voeren van rechtsgedingen of voor andere vormen van geschillenbeslechting (arbitrage, bemiddeling, minnelijke onderhandelingen, enz.), het opmaken of nazien van contracten en andere juridische documenten, voor het verstrekken van juridisch advies en bijstand, het voeren van onderhandelingen of besprekingen, enz.
Daarnaast zullen bepaalde gegevens ook worden verwerkt voor onze eigen algemene en financiële administratie en voor klantenbeheer en kan het nodig zijn om gegevens te verwerken voor doeleinden van het naleven van de wettelijke verplichtingen waaraan we onderworpen zijn (bijvoorbeeld in het kader van anti-witwaswetgeving).
Wij doen niet aan direct marketing (met uitzondering van het periodiek verzenden van een nieuwsbrief, het proactief bezorgen van individuele informatie die voor een cliënt van belang kan zijn of het sturen van uitnodigingen aan bestaande cliënten, waarbij u voor elk van die zaken te allen tijde schriftelijk, telefonisch of mondeling kan aangeven dat u geen verdere communicatie wenst) en we geven de persoonsgegevens niet door aan derden met soortgelijke doeleinden, noch aan de media (tenzij uitzonderlijk en met uw specifieke instemming, enkel om uw belangen te behartigen).

Wij eerbiedigen strikt het beroepsgeheim van de advocaat. Mogelijk kunnen wij u wel om toestemming vragen om bepaalde gegevens (bv. contactinformatie) te gebruiken in het kader van een referentie voor bijvoorbeeld deelname aan een private of publieke aanbesteding of de opname in een legal directory.

4. De rechtsgronden voor het verwerken van uw persoonsgegevens

Artikel 6.1 van de AVG geeft aan op basis van welke rechtsgronden persoonsgegevens mogen worden verwerkt. Hieronder geven wij een overzicht van de verschillende mogelijke rechtsgronden waarop wij een beroep doen om de verwerking van de nodige gegevens te verantwoorden:

• Voor het uitvoeren van de contractuele opdracht(en) die u ons geeft (b.v. het voeren van een procedure, redactie van documenten, verstrekken van advies of vertegenwoordiging, enz.), inclusief klantenbeheer;
• Om al onze wettelijke en deontologische verplichtingen te kunnen nakomen;
• Op basis van uw toestemming: bv. waar u specifiek toestemt met gebruik van bepaalde gegevens;
• Uitzonderlijk, wanneer we van oordeel zijn dat we een gerechtvaardigd belang hebben om van persoonsgegevens gebruik te maken met minimale impact op de privacy (bv. wanneer wij u proactief bepaalde informatie bezorgen).

5. Beperkte toegang tot de persoonsgegevens

Alleen de advocaten, medewerkers en leden van het secretariaat hebben toegang tot persoonsgegevens. Zij zijn gebonden door het beroepsgeheim van de advocaat en/of door een vertrouwelijkheidsovereenkomst.

Daarnaast zijn er ook enkele externe dienstverleners (vnl. ICT- en internetprovider, e-mail programma, advocatensoftware, accountant, corresponderende advocatenkantoren in binnen- en buitenland), die door hun specifieke dienstverlening een beperkte legale toegang (kunnen) hebben. Wij hebben de nodige maatregelen getroffen, opdat zij de persoonsgegevens alleen verwerken voor de doeleinden en op de wijze die door ons zijn aanvaard, en dat zij voldoende waarborgen bieden om de geheimhouding en de vertrouwelijkheid van de persoonsgegevens te eerbiedigen. U aanvaardt daarbij wel dat wij op derden een beroep moeten kunnen doen om onze dienstverlening op een efficiënte en performante manier te kunnen aanbieden. Indien een van deze dienstverleners gevestigd is buiten de Europese Economische Ruimte, geven wij de persoonsgegevens enkel door mits een passend beschermingsniveau verzekerd wordt.
Voorts moeten wij persoonsgegevens natuurlijk ook aan derden kunnen doorgeven in uitvoering van onze opdracht(en), zoals bijvoorbeeld het overmaken van documenten met persoonsgegevens aan een rechtbank, een confrater, een tegenpartij, enz.

6. Duur van de verwerking en bewaring

Wij houden persoonsgegevens zo lang bij als nodig is om onze opdracht(en) volledig uit te voeren, om te voldoen aan onze wettelijke en/of deontologische verplichtingen. Indien we daarvoor een gerechtvaardigd belang hebben, kunnen we ze desnoods langer bewaren.
Ingeval van opvolging, geven we de persoonsgegevens door aan de advocaat die u zal gekozen hebben. We houden dan alleen kopies bij van gegevens die nodig kunnen zijn om onze rechtmatige belangen te behartigen.

7. Uw privacy bij een bezoek aan onze website

U kunt onze website bezoeken zonder persoonsgegevens te verstrekken. We maken wel op een beperkte manier gebruik van cookies zoals u in ons apart Cookiebeleid kan nalezen. Uw cookie- instellingen kan u te allen tijde veranderen.
Onze website kan doorverwijzen naar websites die niet door ons kantoor worden beheerd, bijvoorbeeld een link in een blog. Ons kantoor kan niet aansprakelijk worden gehouden voor de privacy instellingen of inhoud van deze websites en wij raden u te allen tijde aan om deze toepasselijke verklaringen en contractuele voorwaarden grondig na te lezen.

8. Welke rechten heeft u?

De AVG geeft u een aantal rechten, dewelke onder bepaalde omstandigheden kunnen worden uitgeoefend:

a) recht op toegang en inzage;
b) recht op verbetering van onjuiste gegevens en vervolledigen van onvolledige persoonsgegevens;
c) recht op wissen van gegevens;
d) recht op meeneembaarheid;
e) beperking van de verwerking;
f) recht op bezwaar (behalve voor de verwerking van persoonsgegevens die voor ons noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van één van onze wettelijke verplichtingen, de uitvoering van onze overeenkomst of ons gerechtvaardigd belang).

Wanneer de verwerking op uw toestemming is gebaseerd (bijvoorbeeld wanneer u toestemt met het gebruik van een referentie), heeft u altijd het recht om deze toestemming in te trekken, zonder dat dit echter afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking daarvan.
Wie een van de genoemde rechten wenst uit te oefenen, dient daartoe een verzoek te richten aan: MDP op het e-mailadres: antoon.dierick@mdpadvocaten.be of via de andere contactgegevens vermeld op de website. Wees daarbij zo specifiek en duidelijk mogelijk en bezorg ons daarbij een kopie van uw identiteitsbewijs, zodat we kunnen nagaan dat u wel de rechthebbende bent. Wij zullen u in elk geval zeer spoedig van antwoord dienen.

U kan ook een klacht indienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit. In België is dat de Gegevensbeschermingsautoriteit, met volgende contactgegevens:

• Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
• +32 (0)2 274 48 00
• +32 (0)2 274 48 35
• Website: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
• E: contact@apd-gba.be