Privacyverklaring

Advocatenkantoor Mertens & De Paepe en Partners
Kortrijksesteenweg 1144/G, 9051 Sint-Denijs-Westrem (GENT)
KBO 0466.770.829


Via deze Privacyverklaring, informeren we u over de wijze waarop wij, in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (of AVG, Engels: GDPR), uw persoonsgegevens verzamelen en verwerken. Deze Privacyverklaring is van toepassing op de relaties tussen het advocatenkantoor, de advocaten die er beroepsactief zijn, en de cliënten, leveranciers, confraters, derden en tegenpartijen.

Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke van uw persoonsgegevens is: de BV Mertens & De Paepe en Partners, Mr. David SERRUS, Kortrijksesteenweg 1144/G, 9051 Sint-Denijs-Westrem (GENT), KBO 0466.770.829

Privacyregels

Uw privacy is zeer belangrijk en daarom doen wij wat redelijkerwijs mogelijk is, om ze te beschermen. Wij hebben onze gegevensverwerking daarom georganiseerd op basis van de Verordening van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (de Algemene Verordening Gegevensbescherming). Daartoe is onze eigen interne dataserver beveiligd met een firewall, anti-malware software, interne back-up en een bekabeld LAN-netwerk, zijn onze lokalen afgesloten en beveiligd met een alarmsysteem en badges.

Ook de wettelijke en deontologische regels die in het bijzonder het beroep van advocaat beheersen, bevatten ook verplichtingen die de bescherming van uw persoonsgegevens verzekeren (zoals het strafrechtelijk beschermd beroepsgeheim van de advocaat, de plicht van vertrouwelijkheid, enz.). Wanneer we optreden als arbiter of bemiddelaar, gelden bovendien de wettelijke of reglementaire geheimhoudings- en vertrouwelijkheidsverplichtingen verbonden aan die functies. Anderzijds, zijn we ook wettelijk verplicht om de regels betreffende preventie van witwas na te leven, wat ons uitzonderlijk kan verplichten tot melding van verdachte handelingen aan onze Stafhouder.
 
De verwerkte persoonsgegevens

Als advocatenkantoor, verzamelen en verwerken wij persoonsgegevens die nodig en nuttig (kunnen) zijn om ons, als advocaten, toe te laten onze professionele opdrachten te vervullen, zoals onder meer: (i) identificatie- en contactgegevens van cliënten, van andere betrokken partijen, hun raadslieden en van betrokken derden, (ii) financiële rekeningen en verrichtingen, (iii) familiale gegevens, (iv) gegevens over de professionele kwalificaties en loopbaan, (v) over bestuursfuncties binnen rechtspersonen, (vi) enz. Onze dossiers kunnen bovendien veel andere persoonsgegevens en documenten bevatten die nuttig of nodig zijn om onze opdrachten in een specifiek dossier te kunnen vervullen. Daar kunnen gevoelige gegevens bij zijn. De persoonsgegevens kunnen zowel betrekking hebben op cliënten, tegenpartijen, hun vertegenwoordigers of adviseurs, maar ook op onze leveranciers, maar ook op direct of indirect betrokken derden (getuigen, deskundigen, enz.).

Wij verzamelen, bewaren en verwerken persoonsgegevens die rechtstreeks of onrechtstreeks door een cliënt, tegenpartij of confrater, lasthebber, deskundige, adviseur, verzekeraar of makelaar enz. aan ons worden verstrekt, maar ook publieke gegevens die we kunnen halen uit voor ons toegankelijke openbare bronnen (b.v. de Kruispuntbank van Ondernemingen, het Rijksregister, online databanken als REGSOL, het world wide web, dossiers ter griffie van de rechtbanken, enz.).

De persoonsgegevens worden onder meer verwerkt en gebruikt voor het voeren van rechtsgedingen of voor andere vormen van geschillenbeslechting (arbitrage, bemiddeling, minnelijke onderhandelingen, enz.), het opmaken of nazien van contracten en andere juridische documenten, voor het verstrekken van juridisch advies en bijstand, maar ook voor onze eigen algemene en financiële administratie, het naleven van de wettelijke verplichtingen waaraan we onderworpen zijn.

Wij doen niet aan direct marketing (wel verzenden we soms nieuwbrieven of uitnodigingen aan bestaande cliënten) en we geven de persoonsgegevens niet door aan derden met soortgelijke doeleinden, noch aan de media (tenzij uitzonderlijk en met uw specifieke instemming, enkel om uw belangen te behartigen). Wij eerbiedigen strikt het beroepsgeheim van de advocaat.

De rechtsgronden voor het verwerken van uw persoonsgegevens

Artikel 6.1 van de Verordening geeft aan op basis van welke rechtsgronden persoonsgegevens mogen worden verwerkt. Hieronder geven wij een overzicht van de verschillende mogelijke rechtsgronden waarop wij een beroep doen om de verwerking van de nodige gegevens te verantwoorden.

- Uw uitdrukkelijke en specifieke toestemming: wanneer een fysieke persoon ons een opdracht toevertrouwt, zullen we hem of haar voortaan schriftelijk om uitdrukkelijke en specifieke toestemming moeten vragen of,

- Voor het uitvoeren van de contractuele opdracht(en) die u ons geeft (b.v. procedure, redactie van documenten, verstrekken van advies of vertegenwoordiging, enz.) of,

- Voor het naleven van onze eigen contractuele verbintenissen jegens leveranciers, confraters, derden of,

- Het gerechtvaardigd belang van onze cliënten en/of van het kantoor (partners, medewerkers, secretariaat) of,

- Om al onze wettelijke en deontologische verplichtingen te kunnen nakomen.

Beperkte toegang tot de persoonsgegevens

Alleen partners, medewerkers en leden van het secretariaat hebben legale toegang tot persoonsgegevens. Zij zijn gebonden door het beroepsgeheim van de advocaat en/of door een vertrouwelijkheidsovereenkomst.
 
Daarnaast zijn er ook enkele externe dienstverleners (vnl. ICT- en internetprovider, accountant, corresponderende advocatenkantoren in binnen- en buitenland), die door hun specifieke dienstverlening een beperkte legale toegang (kunnen) hebben.  Wij hebben de nodige maatregelen getroffen, opdat zij de persoonsgegevens alleen verwerken voor de doeleinden en op de wijze die door ons zijn aanvaard, en dat zij voldoende waarborgen bieden om de geheimhouding en de vertrouwelijkheid van de persoonsgegevens te eerbiedigen.

Indien een van deze dienstverleners gevestigd is buiten de Europese Economische Ruimte, geven wij de persoonsgegevens enkel door mits een passend beschermingsniveau verzekerd wordt.

Duur van de verwerking en bewaring

Wij houden persoonsgegevens zo lang bij als nodig is om onze opdracht(en) volledig uit te voeren, om te voldoen aan onze wettelijke en/of deontologische verplichtingen.  Indien we daarvoor een gerechtvaardigd belang hebben, kunnen we ze desnoods langer bewaren).

Ingeval van opvolging, geven we de persoonsgegevens door aan de advocaat die u zal gekozen hebben. We houden dan alleen kopies bij van gegevens die nodig kunnen zijn om onze rechtmatige belangen te behartigen.

Welke rechten heeft U?

De AVG geeft u een aantal rechten.

a) recht op toegang en inzage; 
b) recht op verbetering van onjuiste gegevens en vervolledigen van onvolledige persoonsgegevens;
c) recht op wissen van gegevens;
d) recht op meeneembaarheid;
e) beperking van de verwerking;
f) recht op bezwaar (behalve voor de verwerking van persoonsgegevens die voor ons noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van één van onze wettelijke verplichtingen, de uitvoering van onze overeenkomsten of ons gerechtvaardigd belang.

Wie een van de genoemde rechten wenst uit te oefenen, dient daartoe een verzoek richten aan: Mertens & De Paepe en Partners op het e-mailadres: caroline.vandamme@mertens-depaepe.be . Wees daarbij zo specifiek en duidelijk mogelijk en bezorg ons daarbij een kopie van uw identiteitsbewijs, zodat we kunnen nagaan dat u wel de rechthebbende bent.

U kan ook een klacht indienen bij de:

Commissie voor de bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer (CBPL)
Drukpersstraat 35,
1000 Brussel.

Tel. 02 274 48 00
Fax. 02 274 48 35
E-mail: commission@privacycommission.be
 


Nota bene: deze privacyverklaring is vatbaar voor eenzijdige aanpassing.